Política de Privacidade

Esta Política de Privacidade descreve como a Habbitus, com seus produtos Habbitus OS e Chat HB, coleta, usa, armazena e protege dados pessoais de visitantes do site institucional, leads, empresas clientes (donos e equipe), alunos das clínicas que usam a plataforma e pessoas que conversam com essas empresas pelo WhatsApp ou pelo Instagram, em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018, a LGPD).

O Habbitus OS é um sistema de gestão feito pra estúdios de Pilates, Yoga, academias e clínicas de saúde e movimento. Nosso objetivo é tirar o dono do estúdio da planilha, do caderno e do grupo de WhatsApp pra controlar agenda, aluno e mensalidade, e devolver esse tempo pra ele cuidar do que importa: as pessoas que treinam ali.

Cuidamos da parte de organização e cobrança do negócio da clínica. A relação entre a clínica e os alunos dela continua sendo dela; nós somos a operadora dos dados que ela nos confia pra fazer esse trabalho, e a clínica segue sendo a controladora dos dados dos próprios alunos.

O Chat HB é a nossa central de atendimento: a empresa cliente atende os próprios clientes pelo WhatsApp e pelo Instagram num só lugar, com a ajuda de um atendimento automático que faz as primeiras perguntas e encaminha a conversa para o setor certo da equipe. Também aqui a empresa cliente é a controladora dos dados das conversas, e a Habbitus é a operadora.

Podemos coletar as seguintes categorias de dados pessoais:

• Dados de identificação e contato: nome, e-mail, telefone.
• Dados de documento: CPF ou CNPJ.
• Dados de cadastro: data de nascimento, sexo, endereço e, opcionalmente, foto.
• Dados de negócio: tipo de negócio e mensagem enviada em formulário de contato.
• Dados de origem: como você conheceu a Habbitus e dados de campanha (UTM).
• Dados de atendimento (Chat HB): nome, telefone ou perfil do WhatsApp/Instagram, o conteúdo das mensagens e arquivos trocados com a empresa, e as respostas dadas ao atendimento automático (por exemplo, produto, medida e quantidade de um pedido de orçamento).
• Dados de agendamento (Chat HB): quando você marca um horário pelo WhatsApp com uma empresa que usa o agendamento automático, o nome completo, o e-mail e o telefone que você informa, o serviço e o horário escolhidos.
• Dados de integrações: quando a empresa cliente conecta a agenda do Google ou as contas de WhatsApp e Instagram, tratamos apenas o necessário para a integração funcionar, como descrito nas seções 7 e 8.

Quando o aluno é menor de idade, o cadastro e o consentimento pra tratamento desses dados são feitos pelos pais ou responsável legal, junto à clínica. Cada clínica é responsável por formalizar esse consentimento com a família do aluno.

O Habbitus nunca recebe nem armazena número de cartão de crédito, código de segurança ou qualquer dado bruto de pagamento. Essas informações são inseridas diretamente em campos seguros do nosso processador de pagamentos e trafegam só entre o navegador de quem paga e esse processador. O que fica em nosso sistema são identificadores de referência (ex.: ID de cliente, de assinatura, de fatura) e o status de cada cobrança.

Diretamente de você, quando preenche um formulário no site institucional, na página de inscrição de uma clínica, ou quando uma clínica cadastra seus próprios alunos e funcionários no sistema. No Chat HB, recebemos as mensagens que você envia à empresa pelo WhatsApp ou pelo Instagram, por meio das plataformas oficiais da Meta.

Usamos os dados coletados para:

• Viabilizar o contato comercial com quem se interessa pela Habbitus.
• Permitir que uma clínica gerencie sua agenda, cobranças e alunos.
• Permitir que uma empresa atenda os próprios clientes pelo Chat HB (receber, organizar e responder as conversas, e encaminhar cada uma para o setor certo).
• Marcar, remarcar e cancelar horários na agenda da empresa, a pedido de quem conversa com ela pelo WhatsApp.
• Processar pagamentos.
• Enviar comunicações operacionais (confirmação de código de verificação, lembrete de aula, aviso de cobrança).
• Proteger o sistema contra abuso e fraude.

Cada uma dessas finalidades se apoia num fundamento legal previsto na LGPD, como execução de contrato, cumprimento de obrigação legal ou legítimo interesse, dependendo do caso.

A empresa cliente pode conectar a própria conta Google ao Chat HB. Essa conexão é feita pelo dono da conta Google, na tela de autorização do próprio Google, e permite duas coisas: que o atendimento automático informe os horários livres da empresa e, para a empresa que contratou o módulo de agendamento, que ele marque, remarque e cancele horários na agenda dela.

O que acessamos, e o que o Google pede para você autorizar:

• Ver a disponibilidade (livre/ocupado) da agenda principal. Mostra apenas os intervalos ocupados. Não lemos o título, a descrição, o local nem os participantes dos eventos que não foram criados por nós.
• Criar, alterar e apagar os eventos que o Chat HB criou (permissão pedida só da empresa que contratou o módulo de agendamento). Cada evento que criamos leva uma marca interna, e só mexemos nos eventos que têm essa marca: os demais eventos da agenda nunca são lidos, alterados nem apagados por nós.
• O seu endereço de e-mail do Google, só para mostrar à empresa qual conta está conectada.

Que dados vão para a agenda: quando uma pessoa marca um horário pelo WhatsApp, o evento criado na agenda da empresa contém o nome completo, o e-mail e o telefone que essa pessoa informou, o serviço escolhido e o horário. Não enviamos convite do Google para esse e-mail, e ele não é avisado pelo Google.

Para que usamos: somente para o atendimento da própria empresa: responder se ela tem horário livre e marcar, remarcar ou cancelar o horário que o cliente pediu.

Como guardamos: guardamos a autorização de acesso concedida pelo Google (a chave de renovação é armazenada cifrada). Os intervalos de livre/ocupado são consultados na hora e não são armazenados. Os dados do agendamento ficam no evento, na agenda da própria empresa; no Chat HB guardamos apenas o necessário para o andamento da conversa e para a equipe ver o que foi combinado.

Compartilhamento: não compartilhamos, vendemos nem transferimos dados do Google a terceiros; não os usamos para publicidade nem para treinar modelos de inteligência artificial, e ninguém da Habbitus lê os dados da agenda, nem qualquer outra aplicação nossa além do próprio atendimento automático da empresa, a não ser quando a própria empresa pede suporte ou quando é preciso por segurança ou obrigação legal.

O uso e a transferência, pela Habbitus, de informações recebidas das APIs do Google para qualquer outro aplicativo seguem a Política de Dados do Usuário dos Serviços de API do Google, incluindo os requisitos de Uso Limitado.

Como revogar: a qualquer momento, em myaccount.google.com/permissions, ou pedindo a desconexão pelo contato da seção 15. Se você revogar pelo Google, a conexão é desativada e a autorização guardada é apagada na verificação automática seguinte (feita todo dia). Se pedir a desconexão para nós, avisamos o Google e apagamos a autorização na hora. Os eventos já criados continuam na agenda da empresa, que pode apagá-los quando quiser.

A empresa cliente conecta ao Chat HB o número de WhatsApp da empresa (pela plataforma oficial WhatsApp Business da Meta) e, a conta profissional do Instagram.

O que tratamos: as mensagens e arquivos trocados entre a empresa e quem fala com ela, o nome e o telefone (no WhatsApp) ou o nome de usuário e o identificador (no Instagram) de quem escreve, e as informações técnicas necessárias para enviar e receber essas mensagens.

Para que usamos: só para a empresa atender quem falou com ela: mostrar a conversa à equipe, responder pelo atendimento automático e encaminhar para o setor certo. Não usamos essas mensagens para publicidade, não as vendemos e não as usamos para treinar modelos de inteligência artificial.

Número também usado no aplicativo WhatsApp Business: se a empresa mantém o mesmo número no aplicativo WhatsApp Business do celular e no Chat HB, as mensagens que ela envia pelo celular também aparecem no Chat HB, e podemos importar a lista de contatos do aplicativo. O histórico de conversas anteriores só é importado se a empresa autorizar, na tela de conexão da Meta.

Instagram (Chat HB):o Gestor da empresa entra com o Instagram da empresa e autoriza o app Habbitus-IG a ler o perfil básico da conta (identificador e nome de usuário) e a receber e responder as mensagens diretas (Direct). Não pedimos acesso a comentários, publicações, seguidores nem a mensagens de outras contas. Guardamos o token de acesso, usado só para falar com o Instagram, e o renovamos automaticamente enquanto a conexão existir. Pela regra do Instagram, só respondemos até 24 horas depois da última mensagem de quem escreveu. Se a empresa remover o app nas configurações do Instagram, a Meta nos avisa e a conexão passa a "Desconectada"; as conversas ficam guardadas até a empresa excluir a conexão. Ao excluir a conexão no Chat HB, apagamos para sempre a caixa de entrada, as conversas, as mensagens e os anexos dela.

Anúncios (Habbitus OS): a clínica pode conectar a própria conta de anúncios da Meta, entrando com o Facebook e autorizando a permissão de leitura de anúncios (ads_read). Tratamos o identificador e o nome da conta de anúncios, o nome das campanhas, os números diários de gasto e desempenho e um token de acesso, que guardamos de forma protegida e renovamos enquanto a conta estiver conectada. Usamos esses dados só para mostrar à clínica quanto cada campanha custou e quantos alunos ela trouxe. Só lemos esses dados: não criamos nem alteramos anúncios. Não os usamos para publicidade e não os vendemos.

Como revogar:a empresa ou a clínica pode desconectar o WhatsApp, o Instagram e a conta de anúncios a qualquer momento, pedindo pelo contato da seção 15 ou removendo o acesso do app nas configurações da própria conta da Meta (no Facebook ou no Instagram, em Configurações, "Apps e sites"). Quem conversou com uma empresa pode pedir a exclusão dos próprios dados como explicado na página de exclusão de dados.

O uso do WhatsApp e do Instagram também está sujeito às políticas da própria Meta.

Compartilhamos dados pessoais só com prestadores de serviço necessários pra operar a plataforma, como processamento de pagamento, envio de e-mail transacional e proteção contra automação maliciosa nos formulários públicos. No Chat HB, as mensagens trafegam pelas plataformas oficiais da Meta (WhatsApp e Instagram), que são por onde a própria conversa acontece. Cada prestador recebe apenas o dado estritamente necessário pra cumprir sua função e não pode usar esse dado pra nenhum outro fim.

Não vendemos, alugamos nem compartilhamos dado pessoal com terceiros para fins de publicidade ou qualquer finalidade diferente da operação do próprio sistema.

Alguns desses prestadores, como a Meta, o Google e os processadores de pagamento, podem tratar dados em servidores fora do Brasil. Nesses casos, a transferência segue as hipóteses previstas no art. 33 da LGPD.

O site institucional não usa cookie de rastreamento ou publicidade. A plataforma de gestão usa um cookie estritamente necessário para manter a sessão de login segura do painel administrativo (marcado como HttpOnly, não acessível por scripts do navegador).

Adotamos medidas técnicas para proteger os dados que tratamos:

• Isolamento de dados entre clínicas diferentes.
• Conexões criptografadas (HTTPS).
• Controle de acesso por permissão dentro de cada clínica.
• Mascaramento automático de dados pessoais nas nossas ferramentas internas de monitoramento de erros.

Mantemos os dados enquanto a clínica estiver ativa na plataforma e pelo tempo necessário para cumprir obrigações legais (ex.: fiscais). Uma clínica pode solicitar a exclusão completa de sua conta e dos dados associados a qualquer momento.

No Chat HB, quando a empresa cliente encerra o uso, excluímos a conta dela na central de atendimento, com as conversas, e as autorizações do Google e da Meta. Guardamos por tempo limitado uma cópia interna só da configuração da conta (sem as conversas), para o caso de uma exclusão feita por engano.

Para pedir a exclusão dos seus dados, veja a página de exclusão de dados.

Ainda estamos formalizando prazos exatos de retenção por tipo de dado. Até lá, seguimos a regra geral: mantemos o dado só pelo tempo necessário pra cumprir a finalidade ou a obrigação legal aplicável, e excluímos quando deixa de ser necessário.

Nos termos da LGPD, você pode solicitar:

• Confirmação da existência de tratamento e acesso aos seus dados.
• Correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
• Anonimização, portabilidade ou eliminação dos seus dados pessoais.
• Informação sobre com quem compartilhamos seus dados.
• Revogação de consentimento, quando aplicável.

Podemos atualizar esta política periodicamente. Mudanças relevantes serão comunicadas por um aviso nesta página.

Dúvidas sobre esta política ou sobre seus dados pessoais podem ser enviadas para contato@habbitus.com.br. Pedidos de exclusão seguem as instruções da página de exclusão de dados.